Sistema de Gestión de Documentos 
de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha

El Sistema de Gestión de Documentos (SGD) de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha es un conjunto ordenado y estructurado de diferentes elementos que se interrelacionan entre sí y que permiten la generación, adquisición, conservación y comunicación de información, tanto para la propia organización, como para aquellos que se relacionan con ella.

Se trata de un modelo integral porque intervienen la mayor parte de los activos, técnicos y humanos, que forman parte de la organización y transversal porque atañe a todos y a cada uno de esos activos, sin distinción, que actúan desde el principio hasta el final de su funcionamiento. Además, está diseñado para garantizar la gestión eficaz y eficiente de todos los documentos generados y reunidos por la Junta de Castilla-La Mancha en el ejercicio de sus competencias, tanto en soporte digital como físico.

Asimismo, podemos decir que no es un sistema cerrado ni definitivo, sino un proyecto en evolución que busca integrar la gestión documental en la estrategia digital corporativa y que se basa en la Política de Gestión de Documentos (PGD) y sus normas técnicas de desarrollo y en un modelo entidad-relación de carácter multientidad que reconoce la existencia de cinco entidades: documento, agente, actividad, regulación y las relaciones entre ellas para contextualizar la información generada y reunida por la Junta de Castilla-La Mancha en el ejercicio de sus competencias.

Opera, además, mediante procesos interdependientes que abarcan todo el ciclo de vida documental: Identificación → Captura → Clasificación → Descripción → Valoración → Acceso → Seguridad y utiliza una arquitectura tecnológica sostenida por el gestor documental Prometeo.

Asimismo, automatiza la incorporación de metadatos y sincroniza la información entre sistemas para evitar duplicidades y garantizar interoperabilidad.

Tiene por finalidad garantizar la autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad  de los documentos de titularidad autonómica en soporte digital y en soporte físico cumpliendo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad.

Incluye a todas las Entidades del Sector Público que forman parte de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha garantizando una gestión documental homogénea y coherente en toda la Administración Pública Regional.

• Actores: órganos directivos, unidades administrativas, archiveros, inspectores, personal TIC, oficinas de registro, etc.
• Procesos: los definidos en la PGD (identificación, captura, clasificación, descripción, valoración, acceso, seguridad).
• Recursos documentales: Emecam y lenguajes documentales (tesauros y taxonomías)
• Aplicaciones tecnológicas: Prometeo, SIACI4, TRAMITA, Alfresco, Cerbero, Motor de Firma Corporativa, etc.
• Normativa: Decreto 89/2017, Orden 78/2024 y resoluciones técnicas.

• Acceso electrónico a documentos y expedientes a través de la Sede Electrónica y la Ventanilla Ciudadana, permitiendo que las personas consulten la información que obra en poder de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
• Consulta directa sin mediación del personal técnico, siempre que los metadatos de acceso lo permitan.
• Interoperabilidad y reutilización de datos, facilitando el intercambio con otras entidades públicas y privadas.
• Tramitación electrónica homogénea de procedimientos administrativos mediante aplicaciones integradas (como TRAMITA y GECE).
• Disponibilidad segura y perdurable de la información en el Archivo Único y en repositorios corporativos, garantizando la autenticidad, integridad y trazabilidad de los documentos.
• Reducción de duplicidades gracias a la validación automática de documentos ya presentados, evitando que el ciudadano tenga que aportarlos nuevamente.