RED DE ARCHIVOS

(V. Sistema Archivístico).

REFERENCIA

Función archivística cuya finalidad es informar a los usuarios sobre la naturaleza de los documentos conservados en cada archivo sobre el o los temas elegidos, las condiciones de accesibilidad, los instrumentos de consulta que permitan identificarlos y los medios de obtener reproducciones.

(V. tb. Difusión).

REGISTRO

(1) Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurídicamente el registro puede sustituir.

(V. Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, Registro General de Salida de Fondos y/o Documentos, Registro Gráfico de Depósitos).

(2) Oficina en la que se realiza generalmente la acción de registrar y es designada con el mismo nombre.

REGISTRO DE DEPÓSITOS

(V. Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, Registro Topográfico).

REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS

Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo.

(V. Registro, Registro General de Salida de Fondos y/o Documentos).

REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS

Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para préstamos y exposiciones.

(V. Registro, Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos).

REGISTRO GRÁFICO DE DEPÓSITOS

Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico.

REGISTRO TOPOGRÁFICO

Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.

(V. Registro Gráfico de Depósitos).

RELACIÓN DE ELIMINACIÓN

Lista de documentos propuestos para su eliminación previa autorización.

(V. Selección, Valoración).

RELACIÓN DE ENTREGA

Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.

(V. Ingreso de Fondos, Transferencia).

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA

(V. Relación de Entrega).

REPERTORIO DE SERIES

Instrumento de control que puede servir como instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida, etc.

(V. Fracción de Serie, Instrumento de Control).

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología y en distintos soportes.

REPROGRAFÍA

(V. Reproducción de Documentos).

RESERVA

(V. Restricción de Consulta).

RESTAURACIÓN

Conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones básicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulización, alisado, etc., hasta aquéllas más complejas que exigen la utilización de equipamiento específico (reintegración, laminación, fumigación, etc.).

(V. tb. Conservación).

RESTRICCIÓN DE CONSULTA

Limitación temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos, la propiedad intelectual, etc.

(V. Accesibilidad, Acceso, Plazo de Reserva).

RESUMEN

(V. Extracto (1)).

SALIDA DE FONDOS

Procedimiento mediante el cual las series que son objeto de transferencia o eliminación causan baja definitiva en el archivo que hasta ese momento tenía la responsabilidad de su custodia, control y conservación.

(V. Registro General de Salida de Fondos y/o Documentos).

SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS

(V. Préstamos de Documentos).

SECCIÓN DE ARCHIVO

Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos.

SECCIÓN DE FONDO

La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña.

SECCIÓN FACTICIA

(V. Colección Documental (2)).

SELECCIÓN

Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración.

(V. Eliminación, Prescripción, Valor Archivístico, Valor Histórico, Valor Informativo, Valor Jurídico, Valor Legal, Valor Primario, Valor Secundario).

SELLAR

Aposición de sello(s).

SELLO

En el sentido general del término, es una impronta obtenida sobre un soporte mediante la aposición de una matriz que presenta los signos propios de una autoridad o de una persona física o moral con el fin de testimoniar la voluntad de intervención del que sella. Suele designar a la impronta impresa sobre cera u otra materia blanda, por oposición a la bula impresa sobre una materia metálica. Por extensión, la palabra puede designar también la matriz de donde se saca esta impronta.

SERIE

Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.

(V. tb. Fondo, Fracción de Serie).

SERIE ABIERTA

Aquella que es generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas.

SERIE CERRADA

Aquella que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento.

SERIE FACTICIA

(V. Colección Documental (2)).

SERIES COMPLEMENTARIAS

Son aquéllas que, respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria.

SERIES PARALELAS

Son aquéllas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal, etc.) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración, serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa.

(V. tb. Series Complementarias).

SIGILOGRAFÍA

Disciplina histórica que tiene por objeto el estudio de los sellos en todos sus aspectos. Describe matrices c improntas y hace su estudio crítico, desde el punto de vista histórico, cronológico, artístico, técnico y de valor probatorio: tipos, leyendas, modos de aposición y naturaleza diplomática y jurídica, así como sus métodos de conservación.

SIGLA

Abreviatura por suspensión que consiste en representar una palabra o grupo de palabras por sus iniciales.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA

Numeración correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalación de un depósito.

SISTEMA ARCHIVÍSTICO

Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el personal.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

(V. Clasificación, Cuadro de Clasificación, Identificación, Organización).

SOPORTE

Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.)

(V. Documento).

SUJETO PRODUCTOR

Cada una de las unidades que conforman la estructura de un organismo de la Administración, y cada una de las personas físicas o jurídicas que en el desarrollo de sus actividades generan series documentales.

TABLA DE CONCORDANCIAS

Instrumento que presenta en columnas las equivalencias entre las signaturas antiguas y nuevas. También se aplica este término para relacionar los componentes de una misma unidad de instalación que se conservan separadamente por razones de espacio.

(V. tb. Agregación de Documentos, Incorporación de Documentos).

TABLA DE EQUIVALENCIAS

(V. Tabla de Concordancias).

TASACIÓN

Dentro de un procedimiento de adquisición, donación, salida temporal (exposiciones, etc.), es la acción de asignar a un documento o conjunto de documentos el valor económico que les corresponde.

TÉCNICO DE ARCHIVOS

(V. Ayudante de Archivos).

TEJUELO

Etiqueta adherida a la unidad de instalación donde se indica su signatura y cualquier otro dato que facilite su acondicionamiento y localización.

TESAURO

Vocabulario controlado de términos organizados mediante relaciones y dependencias jerárquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la recuperación de la información.

TESTIGO

Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).

(V. Expediente, Fondo Serie).

TRAMITACIÓN

Paso de un asunto oficial por los trámites sucesivos que requiere su resolución.

TRÁMITE

Forma de actuación concreta del procedimiento administrativo.

(V. tb. Tramitación).

TRANSFERENCIA

Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

(V. Acta de entrega, Custodia, Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, Relación de Entrega).

TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.

(V. Descripción, Identificación, Valoración).

TRATAMIENTO AUTOMÁTICO DE DATOS

Operaciones informáticas ejecutadas con equipos mecánicos o electrónicos que permiten la rápida utilización de grandes cantidades de información para agilizar la gestión y tratamiento de los archivos.

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenida en los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminación y/o conservación permanente, y accesibilidad de las series documentales.

TRÍA

(V. Selección).