ORDENACIÓN

Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.

ORDENACIÓN FÍSICA

Dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las unidades documentales y de instalación la secuencia establecida por la ordenación intelectual.

ORGANISMO PRODUCTOR

Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un fondo o un conjunto de fondos.

ORGANIZACIÓN

Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

ORIGINAL

Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad diplomática o administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos originales los autógrafos, heterógrafos y los originales múltiples.

ORIGINAL MÚLTIPLE

Documento del que en origen se emiten tantos originales cuantos sean necesarios para la tramitación del asunto, teniendo todos ellos el mismo valor.

(V. Minuta (3)).

PALEOGRAFÍA

Disciplina cuyo objeto es el estudio y la interpretación de las escrituras antiguas.

PATRIMONIO DOCUMENTAL

Totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Por último, integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

PIEZA

(V. Documento, Unidad Documental).

PLANERO

Mueble destinado a la conservación horizontal o vertical de planos, mapas, grabados, carteles o de otros documentos de gran formato.

(V. tb. Archivador).

PLANO

Documento cartográfico que representa mediante diferentes técnicas cualquier superficie, volumen o perspectiva.

PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACIÓN

Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa.

(V. tb. Valoración, Eliminación).

PLAZO DE RESERVA

Período de tiempo durante el cual, según la normativa vigente, una documentación no puede ser consultada públicamente.

(V. Accesibilidad, Acceso, Consulta, Restricción de Consulta).

PLAZO DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA

Período, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.

(V. Valoración).

PRESCRIPCIÓN

Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos.

(V. Valor Primario).

PRESERVACIÓN

(V. Prevención).

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolución.

(V. Acta de Devolución).

PREVENCIÓN

Conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos.

(V. tb. Conservación).

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

PRINCIPIO DE RESPETO A LA ESTRUCTURA

(V. Principio de Procedencia).

PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL

(V. Principio de Procedencia).

PROCEDENCIA

La organización o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los documentos en el desempeño de su actividad como persona física o jurídica.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la realización de un fin.

PRODUCTOR

(V. Procedencia).