GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos de la Administración para ejercer las funciones administrativas comunes y específicas que tienen encomendadas.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

(V. Tratamiento de Documentos Administrativos).

GESTIÓN DE USUARIOS

Conjunto de operaciones, generalmente informatizadas, que permiten controlar y coordinar el movimiento de fondos y las demás actividades que implica en los archivos la atención de las demandas de información tanto de los ciudadanos como de la Administración.

GRUPO DE FONDOS

Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo (1) (2), generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior.

(V. tb. Sección, Serie).

GUÍA

Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.

(V. Instrumento de Consulta).

GUÍA DE FUENTES

Instrumento de referencia que describe los fondos relativos a un tema concreto en uno o varios archivos (1) (2).

(V. tb. Instrumento de Consulta).

GUÍA INTERFONDOS

Instrumento de referencia que describe la documentación de varios archivos (1) (2), independientemente de si se refiere al mismo o a diferente tema.

(V. tb. Instrumento de Consulta, Guía de Fuentes).

HETERÓGRAFO

Documento que procede intelectualmente pero no materialmente del autor.

(V. tb. Autógrafo).

HOLÓGRAFO

(V. Autógrafo).

IDENTIFICACIÓN

Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

(V. Clasificación, Ordenación, Organización).

INCORPORACIÓN DOCUMENTOS

Acción de añadir unidades documentales, expedientes, o series, al conjunto al que pertenecen originariamente, cualquiera que sea la causa que haya motivado su separación. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación a la que pertenecen, es necesario formar una nueva que quedará perfectamente relacionada con aquella mediante las oportunas tablas de concordancias y relaciones cruzadas.

(V. tb. Agregación de Documentos, Desglose).

ÍNDICE

Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.

(V. Instrumento de Consulta).

INGRESO (DE FONDOS)

Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y conservación, por la vía regular de transferencia o la extraordinaria de adquisición, por compra, por pago de impuestos, donación, depósito, etc.

(V. Relación de Entrega).

INSTALACIÓN

(1) Ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa organización del espacio.

(V. Acondicionamiento).

(2) Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación de los documentos.

(V. Acondicionamiento, Ordenación Física).

INSTRUMENTO DE CONSULTA

Documento sobre cualquier soporte, publicado o no. que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. En función de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

(V. Control de Fondos, Instrumento de Descripción, Instrumento de Referencia).

INSTRUMENTO DE CONTROL

Es aquél que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; y en la fase de valoración: relaciones, calendarios de conservación, registros generales de entrada y salida, relaciones de eliminación, informes/propuestas de eliminación, relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc.

(V. tb. Control de Fondos, Instrumento de Consulta).

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN

Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción, proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.

(V. Instrumento de Consulta).

INSTRUMENTO DE DIFUSIÓN

Instrumento de referencia que, dentro de la fase de difusión, relaciona fondos documentales de archivos, como los catálogos de exposiciones, los directorios de archivos, los censos de archivos, etc.

INSTRUMENTO DE REFERENCIA

Instrumento de consulta que se elabora en las fases de descripción y difusión. Son instrumentos de referencia: los instrumentos de descripción y los instrumentos de difusión.

INVENTARIO

Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.

(V. tb. Instrumento de Consulta, Instrumento de Control).

INVENTARIO GENERAL TOPOGRÁFICO

(V. Registro Topográfico).