DATA

Fecha que aparece en un documento y que puede aportar dalos cronológicos (data crónica) y/o datos toponímicos (data tópica) sobre la redacción de dicho documento.

(V. Cronología).

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN

Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programación, seguimiento y control de las funciones de descripción.

(V. tb. Departamento de Descripción, Departamento de Referencia y Difusión).

DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIÓN

Dentro de la estructura del archivo, la unidad encargada de la programación, seguimiento y control de las funciones de conservación.

(V. tb. Departamento de Descripción, Departamento de Referencia y Difusión).

DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIÓN

Dentro de la estructura del archivo, la unidad encargada de las funciones de referencia y difusión.

(V. tb. Departamento de Conservación, Departamento de Descripción).

DEPÓSITO

(1) Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística.

(2) Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una forma jurídica en virtud de la cual el depositario (el archivo) se compromete a guardarlos, sin que ello implique adquisición de uso, y, en su caso, a restituirlos (depósito voluntario). No pueden considerarse como depósito los fondos ingresados por transferencia ya que la propiedad de los mismos es del Estado y no del organismo productor.

(3) En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio Histórico Español, el depósito puede ser el resultado de la actuación de la Administración competente para garantizar la conservación y/o consulta de determinados fondos o archivos (depósito necesario).

DERECHO A LA INFORMACIÓN

Reconocimiento legal por el que se autoriza a los ciudadanos a acceder a los registros y archivos que no estén legalmente sujetos a restricción de consulta.

DESCRIPCIÓN

Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

DESGLOSE (DE DOCUMENTOS)

(1) Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial uno o más documentos del expediente al que pertenece.

(2) Por extensión, en el campo del tratamiento archivístico, es la acción de segregar de un conjunto determinados documentos que por diferentes razones (conservación, formato, materia, etc.) pasan a formar nuevas unidades de instalación que deberán mantener su relación con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas.

(V. Agregación de Documentos, Incorporación de Documentos, V. tb. Colección Facticia).

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.

(V. Eliminación, Cuadro de Eliminación).

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

Reincorporación de unidades físicas y/o documentales al lugar que les corresponde en el depósito, una vez finalizada su salida temporal (consulta, exposición, préstamo, etc.).

DIFUSIÓN

Función archivística fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos, etc.

(V. tb. Departamento de Referencia y Difusión, Instrumento de Referencia, Referencia).

DIPLOMA

Documento solemne generado por una cancillería en cuyo registro quedará constancia de su expedición.

DIPLOMÁTICA

Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas.

DOCUMENTO

Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones (Ley de Patrimonio Histórico Español, art. 49). Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

(V. tb. Acta, Diplomática).

DOCUMENTO QUIRÓGRAFO

Es el concerniente a una obligación contractual que no está autorizado por notario ni lleva signo alguno oficial o público.

DOCUMENTO RESERVADO

(V. Restricción de Consulta).

DONACIÓN

Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptación por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se convierte en legado cuando media una manda testamentaria.

EDADES DE LOS DOCUMENTOS

(V. Ciclo Vital de los Documentos).

ELIMINACIÓN

Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

ENCABEZAMIENTO

En descripción, nombre, palabra o frase al comienzo de un asiento en un instrumento de descripción y que sirve como punto de acceso a los documentos descritos.

ESTANTE

(V. Balda).

ESTANTEO

Acción de colocar las unidades de conservación en los lugares que les correspondan en los depósitos.

ESTANTERÍA

Mueble compuesto de estantes, anaqueles o baldas.

ESTUDIO INSTITUCIONAL

En identificación, análisis de la institución que ha generado el fondo objeto de estudio, centrándose en la evolución de su estructura orgánica y sus funciones, información que debidamente estructurada podrá formar parte de instrumentos de la fase de descripción.

EXPEDIENTE

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

EXPOLIO

Enajenación ilegal de documentos que supone despojar de la propiedad o titularidad de un bien del patrimonio documental a sus titulares, tanto por acción (venta fraudulenta, exportación ilegal, destrucción, etc.), como por omisión (conservación deficiente, etc.).

EXPURGO

(V. Selección, Eliminación).

EXTRACTO

(1) Resumen del contenido de un documento que presenta de forma concisa los aspectos sustanciales del mismo y que constituye la base de la elaboración de ciertos instrumentos derivados de la fase de descripción (inventario, catálogo, etc.).

(2) Tipo documental característico de la actuación administrativa del siglo XIX y primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas ocasiones, contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos independientes.

FACSÍMIL

Reproducción fidedigna de un original generalmente por procedimientos mecánicos, que recogen sus aspectos formales (grafía, color, etc.).

(V. tb. Copia).

FECHA

(V. tb. Data).

FECHAS EXTREMAS

Son aquéllas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.

FOLIACIÓN

Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

(V. Acondicionamiento).

FONDO

Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

FONDO ABIERTO

Aquél que está siendo generado por un organismo productor que continúa en el ejercicio de sus competencias.

FONDO CERRADO

Aquél cuyas series han dejado de producirse por desaparición del organismo y/o las competencias que las generaban.

FRACCIÓN DE SERIE

Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y selección.

(V. tb. Valoración).

FUNCIÓN

Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa o de los poderes públicos.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS COMUNES

Son las genéricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal, gestión económica, etc.).

(V. tb. Gestión Administrativa, Identificación, Valoración).

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ESPECÍFICAS

Son aquéllas que constituyen la razón de ser de un organismo y que le distinguen de cualquier otro. Por ejemplo, entre las funciones administrativas específicas del Ministerio de Obras Públicas está la construcción de carreteras.

(V. tb. Competencia, Gestión Administrativa, Identificación, Valoración).