ABREVIATURA

Representación escrita sincopada (abreviatura por contracción) o apocopada (abreviatura por suspensión) de una palabra.

(V. Paleografía, Sigla).

ACCESIBILIDAD

Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación.

(V. tb. Acceso, Autorización de consulta, Legislación archivística, Plazo de reserva, Restricción de consulta).

ACCESO

(1) Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente.

(2) En tratamiento automático de datos, método de utilización de una memoria para la entrada y salida de datos, en un orden independiente de su posición en el soporte.

(V. tb. Accesibilidad, Autorización de consulta, Legislación Archivística, Plazo de reserva, Restricción de consulta).

ACONDICIONAMIENTO

Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organización de un fondo (ordenación física , signaturado. sellado, foliación) y que dan como resultado la formación de las unidades de instalación.

(V. Conservación, Instalación, Ordenación Física, Sellar, Signatura Topográfica).

ACTA

(1) Documento redactado con unas características internas y externas determinadas que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho.

(2) Documento que relata lo tratado y acordado en una reunión de un órgano colegiado, redactado y validado por la persona que actúa de secretario.

(V. tb. Diplomática).

ACTA DE ENTREGA

(V. Ingreso de Fondos, Préstamo de documentos, Relación de Entrega).

ACTA DE EXPURGO

(V. Eliminación).

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA

Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una oficina de la Administración, que se materializan en un tipo documental.

ACUMULACIÓN

Almacenamiento indiscriminado de fondos como resultado de la falta de control archivístico de la producción de documentos a los que no se les aplica en el momento oportuno la identificación y la valoración preceptivas y que. por tanto, constituye una distorsión sustancial del funcionamiento del sistema archivístico.

(V. Organización).

ADMINISTRACCIÓN DE ARCHIVOS

Organización responsable de la aplicación de la política archivística a través de la dirección, planificación y control de los programas establecidos.

ADQUISICIÓN

Procedimiento de ingreso de documentos en un archivo mediante su compra.

(V. Ingreso de Fondos).

AGREGACIÓN DE DOCUMENTOS

Acción de añadir a un expediente documentos que formen parte del mismo, producidos en una fecha posterior al ingreso de éste en el archivo Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación en la que dicho expediente se encuentra ubicado, se formará una nueva unidad que quedará perfectamente relacionada con aquélla mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas.

(V. Desglose (1))

ANAQUEL

(V. Balda).

ARCHIVADOR

(1) En los archivos, mueble generalmente metálico que sirve para la instalación ordenada de documentos.

(2) Mueble que contiene, debidamente ordenadas, fichas, micro-fichas, carretes de microfilme, etc. comúnmente llamado fichero.

ARCHIVADOR DE PLANOS

(V. Planero).

ARCHIVAR

(1) Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los tipos de archivo, según la etapa del ciclo vital de los documentos.

(2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es decir, transferirlo al archivo ("archívese").

ARCHIVERO

Profesional con titulación universitaria superior, cuyo campo de actividad se centra en la dirección, investigación, programación y desarrollo de las técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico de los fondos documentales.

ARCHIVÍSTICA

Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos documentales.

ARCHIVO

(1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc.En función de la personalidad jurídica de la institución productora: archivos públicos y privados.En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.

(2) La institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

(3) El archivo es también el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Todo archivo que reúne los documentos que corresponden a cualesquiera de las tres primeras etapas de su ciclo vital (archivo de gestión, archivo central, archivo intermedio).

ARCHIVO CENTRAL

Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad.

ARCHIVO DE CORPORACIONES LOCALES

Es aquél que reúne los documentos producidos por los ayuntamientos, diputaciones o instituciones que les han precedido en sus funciones.

ARCHIVO DE DISTRITO

Es aquél cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por un solo órgano judicial o administrativo con demarcación territorial específica, o por los que le hayan sucedido en su jurisdicción o competencia exclusiva, y por lo tanto ofrecen interés administrativo o histórico para todos los territorios incluidos en dicha demarcación. Son, entre otros, archivos de distrito los Archivos de las Reales Chancillerías de Valladolid y Granada.

ARCHIVO ECLESIÁSTICO

Es el archivo privado que reúne los fondos documentales producidos por los órganos de la Iglesia Católica regular y secular y de otras confesiones.

ARCHIVO DE EMPRESA

Es el archivo que reúne los fondos documentales producidos por una organización mercantil o industrial, de carácter público, mixto o privado.

ARCHIVO FAMILIAR

Es el archivo privado que reúne los fondos documentales de una o varias familias relacionadas y de sus miembros, relativos a asuntos privados, principalmente la administración de sus bienes y, ocasionalmente, a sus actividades públicas.

ARCHIVO GENERAL

Es el archivo constituido por fondos documentales producto de la actividad de instituciones de ámbito nacional, supranacional o, incluso, autonómico, tanto vigentes como extinguidas. Su carácter de nacional, supranacional o autonómico no deriva de la localización física o dependencia jurídica del mismo, sino del ámbito del organismo productor.

ARCHIVO DE GESTIÓN

Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.

ARCHIVO HISTÓRICO

Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de documentos Administrativos. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

(V. tb. Archivo Histórico Provincial).

ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL

Es aquél cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por sujetos y/o organismos cuyas actividades administrativas y/o competencias no supera el ámbito provincial. Dentro del ciclo vital de los documentos, ejerce el papel de archivo intermedio y archivo histórico.

ARCHIVO INTERMEDIO

Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión en el caso de los archivos históricos provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los cincuenta años de antigüedad.

ARCHIVO NACIONAL

Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional.

(V. tb. Archivo General).

ARCHIVO NOBILIARIO

Es el archivo familiar de una o varias familias de la nobleza.

(V. Archivo Privado).

ARCHIVO DE OFICINA

(V. Archivo de Gestión).

ARCHIVO PRIVADO

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho público.

ARCHIVO DE PROTOCOLOS

Conjunto orgánico de documentos producidos por la actividad de uno o varios notarios de un mismo distrito y que se mantienen en este archivo bajo la custodia del notario-archivero hasta que transcurre un periodo de cien años, fecha en que se transfieren al archivo histórico provincial correspondiente.

ARCHIVO PÚBLICO

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el derecho público. Desde el punto de vista de la consulta es aquél cuyos fondos son accesibles de acuerdo con la reglamentación establecida.

ARCHIVO REGIONAL

Es aquél cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional.

ARCHIVO DE SEGURIDAD

Depósito en el que se conservan las copias en cualquier soporte de documentos originales existentes en archivos, con la finalidad de garantizar la información de aquéllos en caso de pérdida o destrucción.

ARCHIVOLOGÍA

(V. Archivística).

ARCHIVONOMÍA

(V. Archivística).

ASIENTO

Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta.

ASUNTO

Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento, expediente) de una serie que permite individualizarlos dentro del conjunto, de características homogéneas, en el que están integrados.

(V. tb. Actividad Administrativa, Competencia, Función).

AUTENTICACIÓN

Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurídico para que pueda sustituir al documento original, mediante determinadas diligencias, que, según las distintas fórmulas que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen diferentes tipos de copia: autorizada, certificada, compulsada, testimonio, traslado, etc. La autenticación no presupone la veracidad o falsedad del contenido del documento copiado.

AUTENTIFICACIÓN

(V. Autenticación).

AUTÓGRAFO

Documento que procede intelectual y materialmente del autor. También es denominado hológrafo.

(V. Heterógrafo).

AUTORIZACIÓN DE CONSULTA

Permiso excepcional concedido por la autoridad administrativa competente para acceder a documentos excluidos de la consulta según la legislación vigente.

AYUDANTE DE ARCHIVOS

Profesional con titulación de diplomado universitario cuyo campo de actividad se centra en la aplicación de las técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico de los fondos documentales, según criterio y directrices del archivero.

BALDA

Estante horizontal de un armario o de una estantería.

BALDUQUE

Cinta de algodón, roja en origen, empleada en los archivos para atar legajos o expedientes.

CAJA

Unidad de instalación, generalmente en formato normalizado, realizada en cartón de Ph neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada conservación de los documentos.

CAMISA

Cubierta en papel doblada para protección de documentos o expedientes.

CARÁTULA

Cartón rígido que sirve para proteger ambos lados del legajo, atravesado por el balduque que lo sujeta, cuyo lado visible contiene los datos de su localización.

CARPETA

Contenedor formado por dos tapas de cartón unidas por un material más flexible y que sirve para la conservación, generalmente en horizontal, de uno o varios documentos, con lo que se forma una unidad de instalación.

CARPETILLA

Cubierta en cartulina doblada para protección e individualización de documentos o expedientes.

CARTELA

(1) Parte integrada en la unidad de instalación que contiene los datos para su localización.

(2) En microfilmación, conjunto de datos técnicos útiles fotografiados al inicio de un rollo de microfilme. También denominada ficha técnica.

CATÁLOGO

Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.

(V. Instrumento de consulta).

CENSO DE ARCHIVOS

Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad.

(V. Instrumento de consulta).

CERTIFICACIÓN

(1) Acción por la que se declara la verdad o la existencia de un hecho y queda reflejada en el oportuno documento.

(2) Documento en el que se plasma la acción expresada en el apartado anterior.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.

CIFRA

Forma de escritura que utiliza símbolos, números y letras cuyo significado habitual ha sido alterado de acuerdo con una clave, de tal manera que sólo pueden entenderlo quienes la conocen. Habitualmente es utilizada por algunos Departamentos Ministeriales para comunicar mensajes reservados.

(V. Clave).

CLASIFICACIÓN

Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.

CLAVE

Lista con la correspondencia entre los signos cifrados y los de la escritura común, que permite traducir los documentos redactados en cifra.

COLECCIÓN DOCUMENTAL

(1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.

(2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.

COLECCIÓN FACTICIA

(V. tb. Colección Documental)

COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Es el órgano específico del Ministerio de Cultura de España que. a propuesta de la Dirección General del Libro. Archivos y Bibliotecas, tiene como competencias específicas el estudio y dictamen sobre los plazos de transferencia, posible eliminación, acceso y utilización de los documentos y series documentales previamente valorados, y cualquier asunto sobre materia archivística relacionada con sus competencias.

(V. tb. Selección, Valoración).

COMODATO

Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una fórmula jurídica en virtud de la cual el comodante conserva la propiedad de éstos y el comodatario adquiere su uso.

COMPETENCIA

Atribuciones encomendadas en carácter exclusivo a un organismo de la Administración para resolver los asuntos referentes a una determinada materia.

COMPULSA

Diligencia que garantiza la fidelidad exacta de la copia con el original que se coteja.

CONFIDENCIALIDAD

(V. Accesibilidad, Acceso, Plazo de Reserva, Restricción de consulta).

CONSERVACIÓN

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

CONSERVACIÓN PERMANENTE

Situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

CONSULTA

Examen directo de la documentación por parte de los usuarios (investigadores. Administración, etc.), sin que ello implique necesariamente la autorización para que éstos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos.

(V. Accesibilidad, Acceso, Plazo de Reserva, Restricción de Consulta).

CONTROL DE ENCABEZAMIENTOS AUTORIZADOS

En descripción, el control de formas normalizadas de términos, incluyendo nombres (de personas, geográficos o de entidades, de materias, etc.) usados como puntos de acceso.

CONTROL DE FONDOS

Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el adecuado seguimiento, comprobación e inspección física, administrativa e intelectual de los fondos.

(V. Descripción, Identificación, Ingreso de Fondos, Instrumento de control, Valoración).

COPIA

Reproducción, simultánea o no. del texto de un documento, generalmente definida por su función o por su procedimiento de realización.

(V. Autenticación, Legalización de Documentos, Reproducción de Documentos).

COPIA DE SEGURIDAD

Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original caso de pérdida o destrucción del mismo.

(V. Archivo de Seguridad).

CRONOLOGÍA

Disciplina que tiene por objeto el estudio científico de los elementos del documento que pueden determinar su datación.

(V. Data).

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc....).

(V. Clasificación).

CUADRO DE ELIMINACIÓN

Relación de documentos y/o series contenidas en el manual de normas correspondiente, cuya propuesta de eliminación ha sido previamente autorizada, por los órganos competentes.

(V. Selección, Valoración).

CUADRO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN

Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un período determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.).

(V. Eliminación, Valoración).

CUSTODIA

Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística el control y la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.