En Villamalea ha existido históricamente cierta preocupación por tener bien organizada y custodiada toda la documentación municipal. Esto es apreciable a simple vista en la cantidad de documentos conservados (más de 330 metros lineales), la antigüedad de algunos de ellos (los más antiguos, de mediados del siglo XVI) y en las reseñas históricas que del propio archivo municipal existen. Tal circunstancia se debe fundamentalmente a que los documentos han sido en épocas pasadas y siguen siendo actualmente también, muy valiosos para cualquier ayuntamiento pues constituyen la prueba escrita de los derechos de que goza el municipio o de las obligaciones a las que están sujetos sus vecinos. Por eso, desde muy antiguo se ha intentado tener a buen recaudo todo el patrimonio documental municipal. Un claro ejemplo de este empeño por guardar y controlar los documentos, lo encontramos en Villamalea en un antiguo inventario de archivo del año 1594 que se conserva en un libro de actas capitulares. En él aparecen enumerados y descritos brevemente todos los privilegios, provisiones, libros de actas, cuentas, pleitos y demás escrituras que en aquella época tenía el concejo de Villamalea; una documentación que en sí y en conjunto constituía el primer archivo municipal que tuvo esta localidad. Cabe decir en este sentido que el concepto de archivo que había en aquel entonces y durante toda la Edad Moderna, no se corresponde con la idea que tenemos hoy en día de estas instalaciones municipales, entendidas como un local lleno de estanterías con cajas de cartón repletas de documentos, sino que antiguamente el archivo municipal era simplemente un arca o gran baúl con tres cerrojos y tres llaves donde se guardaban los documentos. Dicha arca sólo podía abrirse en presencia de las tres personas encargadas de custodiar cada una de esas llaves (claveros), que generalmente solían ser, el escribano del concejo, uno de los alcaldes ordinarios y algún regidor. El propio inventario villamalense de 1594 menciona en su primer folio este tipo de arca tan característica: […] E luego este dicho dia, mes y año susodicho, en cumplimiento de lo decretado arriba por los dichos oficiales, se abrio el arca y archivo publico en que este conçejo tiene sus libros, privilegios y demas escrituras antiguas y modernas […] Encontramos también más referencias a esta arca y a los claveros encargados de abrirla, en documentos posteriores. Un claro ejemplo de ello lo podemos ver en un expediente de deslinde y amojonamiento del término de Villamalea de 1771, donde se dice: […] estando en esta sala capitular los señores Don Diego Ortiz Montoia y Parrilla, y Thomas Soriano Anguix, alcalde y rexidor de primer voto de este Ayuntamiento, se abrio el archibo de tres llaves donde se custodian los papeles que en el existen pertenecientes al comun, cada uno de dichos señores con su llabe, e yo el escribano con la mia [...] Con el paso del tiempo, el paulatino crecimiento del volumen documental y la consiguiente falta de espacio en esa arca de tres llaves, se fue abandonando poco a poco este tradicional sistema de custodia de documentos, pasando a ser sustituido en su lugar por grandes armarios o habitaciones de archivo, capaces de albergar un mayor volumen de documentación. Eso a su vez acarreó que los esfuerzos por tener todos los documentos bien organizados, inventariados y custodiados tuvieran que ser mayores, recayendo por regla general todas esas tareas archivísticas en el propio secretario del ayuntamiento, que pasó a ser directamente la persona encargada del archivo municipal. Un ejemplo de estos trabajos de archivo lo encontramos en un acta del Pleno del Ayuntamiento de Villamalea, fechada el día 5 de julio de 1885, en la que se puede leer: [...] Por el señor presidente fue enterado el Ayuntamiento de que el secretario que autoriza viene ordenando el Archibo municipal, siendo este trabajo improbo y de mucha utilidad é imperiosa necesidad para el municipio, proponiendo se encargara al mismo la completa ordenacion y custodia de aquel, gratificandole este trabajo extraordinario [...] A pesar de este histórico empeño por guardar y controlar lo mejor posible la documentación municipal, Villamalea terminó sufriendo como muchas otras localidades la triste pérdida de numerosos y valiosos documentos. Aunque por fortuna, los incendios y las guerras no parecen haber afectado de manera significativa al archivo municipal a lo largo de su historia, la desidia mostrada hacia la documentación durante gran parte del siglo XX, terminó por arrebatar al municipio muchos documentos importantes; unas veces por albergarlos en locales ruinosos y poco apropiados para ello; y otras, por los continuos traslados a los que se vio sometida la documentación desde que en el año 1928 el antiguo edificio del ayuntamiento que se situaba en la Plaza de Alfonso XII fuera permutado por otro en la Plaza de la Iglesia, y desde ese entonces la ubicación tanto del consistorio como del propio archivo fuera prácticamente itinerante. El descontrol de la documentación por parte de las distintas corporaciones locales, exceptuando algunos periodos de tiempo en los que sí se iba controlando e inventariando todo, unido a la negligencia de algunos operarios municipales a la hora de realizar esos traslados, fue desgraciadamente la principal causa que propició la pérdida documental que hoy en día arrastra el Archivo Municipal de Villamalea. Esa caótica situación, afortunadamente cambió de forma radical en la década de los años 90, cuando a partir de 1994 el Ayuntamiento de Villamalea, consciente de la importancia de guardar y conservar todos sus documentos, empezó a contratar a distintos archiveros y archiveras en la medida de sus posibilidades para ir organizando poco a poco el archivo, inventariarlo y controlar todas las entradas y salidas de documentos. Esa tarea, al principio un tanto intermitente, acabó consolidándose en el año 2004 con la contratación de un archivero de forma permanente.
